La fourniture des outils de travail par l’employeur, une obligation sans texte clair.

On cherchera en vain, dans le Code du travail, une disposition claire sur l’obligation pour l’employeur de fournir aux salarié·es les outils nécessaires à l’exécution de leurs missions.

Il faut en effet se reporter aux dispositions du Code relatives à la santé et de la sécurité au travail pour trouver deux textes :

L’article L4121-2 qui érige au rang de principe le fait pour l’employeur d’ « adapter le travail à l’homme, en particulier en ce qui concerne la conception des postes de travail ainsi que le choix des équipements de travail et des méthodes de travail et de production, en vue notamment de limiter le travail monotone et le travail cadencé et de réduire les effets de ceux-ci sur la santé ».

Et l’article R4321-1 en vertu duquel l’employeur doit mettre « à la disposition des travailleurs les équipements de travail nécessaires, appropriés au travail à réaliser ou convenablement adaptés à cet effet, en vue de préserver leur santé et leur sécurité ».

De son côté, la CNIL confirme dans l’une de ses recommandations [1] que, s’il incombe à l’employeur de fournir à ses salarié·es les moyens nécessaires à l’exécution de leurs missions, rien ne s’oppose à ce qu’ils puissent utiliser leurs propres outils. Cela est d’autant plus évident depuis que le télétravail s’est démocratisé, sans que les entreprises ne soient toujours en mesure de fournir le matériel adéquat pour que chaque salarié·e soit équipé·e à son domicile comme au bureau.

Des frais professionnels que l’employeur doit rembourser.

La question financière constitue un angle mort souvent ignoré. La jurisprudence de la Cour de cassation est pourtant constante : les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur doivent lui être remboursés sans être imputés sur sa rémunération [2].

La Cour de cassation considère ainsi que l’occupation du domicile du salarié à des fins professionnelles constitue une immixtion dans sa vie privée, de sorte qu’il peut prétendre à une indemnité à ce titre dès lors qu’il a été convenu que le travail s’effectue sous la forme du télétravail [3].

Ce principe s’applique à tous les outils personnels utilisés à des fins professionnelles. Lorsqu’un salarié utilise son ordinateur personnel, son abonnement internet, son téléphone ou un logiciel payant pour exécuter ses missions, il engage des frais que l’employeur a l’obligation de prendre en charge à condition qu’il ait donné son accord préalable.

La généralisation du BYOD : l’utilisation d’outils personnels au travail.

Le flou des textes et l’émergence d’une nouvelle culture d’entreprise au sein des start-up ont largement contribué à généraliser la pratique du Bring Your Own Device (BYOD ou « Apportez Votre Équipement personnel de Communication »).

Le plus souvent en télétravail, mais pas exclusivement, les salarié·es utilisent donc quotidiennement téléphone, ordinateur portable, voire connexion internet ou encore logiciels personnels pour exécuter leurs missions.

L’essor de l’intelligence artificielle générative a encore accru ce phénomène puisque selon le baromètre TALAN/IFOP [4], 43% des utilisateurs d’IA génératives s’en servent dans un cadre professionnel, mais seulement 9% déclarent que c’est l’entreprise qui leur met à disposition une IA.

L’accord national interprofessionnel relatif à la mise en œuvre réussie du télétravail [5] retranscrit bien les deux difficultés principales pour l’employeur qui doit prendre « les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles du salarié en télétravail et celles traitées par ce dernier à des fins professionnelles ».

En effet, l’utilisation d’outils personnels par les salarié·es pose un double enjeu :

• L’employeur ne doit pas profiter de cette situation pour prendre connaissance de données personnelles de ses salarié·es qui laisseraient traîner une clé USB personnelle sur leur bureau par exemple. Vigilance néanmoins car si la clé USB est branchée à un ordinateur professionnel, elle est réputée professionnelle et autorise l’employeur à ouvrir tout fichier non identifié comme personnel [6].
• A l’inverse, l’employeur est fondé à s’inquiéter de ce que des données sensibles, couvertes par exemple par des brevets ou secrets de fabrications, ne soient pas publiées en ligne.

Derrière ces problématiques, la confidentialité ressort comme un fondement essentiel pour encadrer a posteriori les éventuelles dérives de ces pratiques.

Confidentialité et sanctions, une sévérité à géométrie variable.

Lorsqu’un·e salarié·e utilise son ordinateur ou son téléphone personnel pour accéder aux systèmes d’information de l’entreprise, le risque de fuite de données est important. Une intrusion, un vol de l’appareil, l’absence de VPN configuré peuvent exposer l’employeur à une fuite de données sensibles. La tentation est alors grande pour de reporter la responsabilité sur le salarié.

Les juges apportent quelques clés de lecture et apprécient au cas par cas selon le degré de gravité. Ainsi récemment la Cour de cassation [7] a invalidé le licenciement pour faute grave prononcée à l’encontre d’une salariée qui avait transféré des documents confidentiels depuis sa messagerie professionnelle vers sa messagerie personnelle.

Aucun préjudice n’avait été constaté et la salariée invoquait que sa seule intention était de pouvoir travailler à domicile, puisque l’entreprise ne lui avait pas mis à disposition de moyens suffisants pour le faire.

A l’inverse, le Conseil de prud’hommes de Paris [8] a validé le licenciement pour faute grave d’un développeur qui avait partagé des éléments de code de son entreprise sur un forum (StackOverflow). Même si le contenu divulgué était présenté comme essentiellement technique, il n’en constituait pas moins, selon la juridiction, une violation de la clause de confidentialité et du règlement intérieur.

La confrontation de ces décisions révèle le critère déterminant : l’existence ou l’absence d’un cadre préalable. Lorsque l’employeur a défini des règles claires et que le salarié les enfreint en connaissance de cause, une sanction peut être justifiée. Lorsque l’employeur n’a rien prévu, n’a fourni aucun outil alternatif, la faute du salarié devient beaucoup plus difficile à caractériser.

Charte informatique, contrat de travail, comment encadrer ces pratiques ?

L’employeur qui souhaite se prémunir contre les risques liés à l’usage d’outils personnels dispose de plusieurs leviers.

Le premier est la charte informatique. Annexée au règlement intérieur, elle permet de définir les conditions d’utilisation des outils informatiques, d’interdire ou d’encadrer le recours aux équipements personnels, de préciser les obligations en matière de confidentialité et de sécurité des données.

Le jugement du Conseil de prud’hommes précité [9] illustre la force de cet outil : c’est précisément l’existence d’une charte d’utilisation du système d’information qui a permis de valider la faute grave.

Le deuxième levier est la clause de confidentialité insérée dans le contrat de travail.

Elle précise les obligations du salarié en matière de protection des informations de l’entreprise et peut expressément viser l’interdiction de transférer des données professionnelles sur des outils personnels ou des plateformes en ligne. Sa rédaction doit être suffisamment précise pour que le salarié sache exactement ce qui lui est interdit. Elle a le mérite de poser un cadre clair dès l’embauche et d’évacuer toute difficulté potentielle.

L’employeur peut enfin décider de fournir lui-même les outils. En mettant à disposition des salariés un environnement de travail complet, incluant les logiciels et services numériques nécessaires à l’exécution de leurs missions, il supprime le besoin de recourir à des outils personnels et se place en conformité avec l’ensemble des obligations qui pèsent sur lui.

Un déséquilibre à corriger.

Les salarié·es qui utilisent leurs propres outils pour travailler se trouvent dans une position paradoxale. Ils améliorent leur productivité, assument des coûts qui devraient être pris en charge par l’entreprise tout en s’exposant à des sanctions disciplinaires en cas de problème.

Le droit du travail offre des protections substantielles : l’obligation de fournir les moyens de travail, l’obligation de sécurité, l’obligation de rembourser les frais professionnels, l’obligation de formation sont autant d’outils à mobiliser en cas de carence de l’entreprise.